DINAS KEARSIPAN
KABUPATEN SOLOK SELATAN

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah

Halaman Utama Layanan Arsip Kembali

Digitalisasi Arsip

Transformasi pengelolaan arsip menuju era digital dengan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip

Apa itu Digitalisasi Arsip?

Digitalisasi arsip adalah proses transformasi arsip fisik (kertas, foto, mikrofilm) menjadi format digital (file elektronik) melalui proses pemindaian (scanning) atau konversi digital lainnya. Tujuan utama digitalisasi adalah menciptakan salinan digital yang dapat disimpan, diakses, dan dikelola secara elektronik, sehingga arsip fisik asli dapat dilestarikan dan risiko kerusakan akibat penggunaan berulang dapat diminimalisir.

Digitalisasi arsip merupakan bagian penting dari transformasi digital di bidang kearsipan yang mendukung terciptanya smart governance dan e-government di lingkungan pemerintahan.

Tujuan Digitalisasi Arsip

Tujuan Utama

  • Melestarikan arsip bernilai sejarah dan informasi penting
  • Mempermudah dan mempercepat akses informasi
  • Mendukung terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik
  • Mewujudkan arsip yang handal, akurat, dan terpercaya

Manfaat Digitalisasi

  • Mengurangi risiko kerusakan fisik dan kehilangan arsip
  • Menghemat ruang penyimpanan fisik yang terbatas
  • Mendukung sistem pencarian dan temu kembali data yang efektif
  • Memudahkan proses berbagi informasi antar instansi

Landasan Hukum Digitalisasi Arsip

  • UU No. 43 Tahun 2009Tentang Kearsipan
  • PP No. 28 Tahun 2012Tentang Pelaksanaan UU Kearsipan
  • Perka ANRI No. 3 Tahun 2015Tentang Pedoman Digitalisasi Arsip Statis
  • Perka ANRI No. 5 Tahun 2015Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
  • Perda Solok SelatanTentang Pengelolaan Arsip Daerah
  • Inpres No. 3 Tahun 2003Tentang Kebijakan dan Strategi Pengembangan E-Government

Tahapan Digitalisasi Arsip

1

Seleksi & Persiapan

Memilih arsip yang akan didigitalisasi dan menyiapkan dokumen fisik

2

Pemindaian (Scanning)

Proses scan arsip fisik menjadi file digital dengan scanner berkualitas

3

Pengolahan Digital

Pengeditan, perbaikan kualitas, dan konversi format file

4

Penyimpanan & Akses

Upload ke sistem dan penyediaan akses bagi pengguna

Sistem Informasi Pengelolaan Arsip (SIMPAN)

SIMPAN (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip) adalah platform digital yang dikembangkan oleh Pemerintah Kabupaten Solok Selatan untuk mengelola arsip secara terintegrasi. Aplikasi ini merupakan wujud implementasi digitalisasi arsip yang memudahkan pengelolaan arsip dinamis dan statis dalam satu ekosistem digital yang aman, efisien, dan terpercaya.

Fitur-Fitur SIMPAN

Fitur Utama Aplikasi SIMPAN

  • Pendaftaran & Penomoran Otomatis - Sistem memberikan nomor arsip secara otomatis
  • Upload/Download Dokumen - Unggah dan unduh file arsip digital dengan mudah
  • Pencarian Cerdas - Temukan arsip berdasarkan kata kunci, nomor, atau tahun
  • Manajemen Retensi - Pengelolaan jadwal retensi dan pemusnahan arsip
  • Laporan & Statistik - Monitoring dan evaluasi pengelolaan arsip
  • Keamanan Data - Sistem keamanan berlapis untuk melindungi data arsip

Manfaat Menggunakan SIMPAN

Bagi Pengguna

  • Akses cepat dan mudah ke arsip yang dibutuhkan
  • Proses pencarian arsip menjadi lebih efisien
  • Dapat mengakses arsip dari mana saja dan kapan saja

Bagi Instansi

  • Pengelolaan arsip yang lebih terstruktur dan sistematis
  • Mengurangi biaya penyimpanan arsip fisik
  • Mendukung program e-government dan smart city
Platform Digital

Akses SIMPAN

Kelola arsip secara digital melalui platform resmi Pemerintah Kabupaten Solok Selatan

Kunjungi SIMPAN

Informasi Akses SIMPAN

Detail lengkap untuk mengakses platform SIMPAN

Platform Web-Based
Alamat Akses simpan.solselkab.go.id
Pengguna Aparatur & Pengelola Arsip
Waktu Akses 24 Jam Online

Langkah Akses SIMPAN

1

Buka Browser

Akses alamat simpan.solselkab.go.id/login

2

Masuk Login

Masukkan username dan password

3

Login

Klik tombol Login masuk dashboard

4

Kelola Arsip

Pilih menu dan cari arsip yang dibutuhkan